Data-analytiikka suurissa tilintarkastustoimeksiannoissa

10.11.2017, Aihe: Artikkelit | Tilintarkastus

   

Pertti Ojala

Pertti Ojala 
KTM 
KPMG Oy Ab 


Data-analytiikan hyödyntäminen mahdollistaa laadukkaamman tilintarkastusevidenssin hankinnan. Standardoitu tietosisältö parantaisi analytiikan käyttömahdollisuuksia. 

Data-analyyseilla voidaan hankkia tarkastusevidenssiä lähes kaikkiin tarkastuksen kohteena oleviin tilinpäätöseriin ja tilinpäätöskannanottoihin. Analyysien avulla voidaan kattaa koko tarkastettava populaatio ja saada tätä kautta aiempaa laadukkaampaa tarkastusevidenssiä. 

Monipuolisia hyödyntämismahdollisuuksia 

Analyyseja voidaan tilintarkastuksen yhteydessä hyödyntää mm. seuraaviin tarkoituksiin: 

  • riskien arviointitoimenpiteiden suorittamiseen 
  • kontrollien toimivuuden testaukseen 
  • analyyttisten tarkastustoimenpiteiden suorittamiseen 
  • (analyyttinen aineistotarkastus ja yleisen johtopäätöksen tekemisessä auttavat analyyttiset toimenpiteet) 
  • poikkeavien tapahtumien tunnistamiseen yksittäisten 
  • tapahtumien tarkastuksen tukena 
  • järjestelmän tuottamien raporttien ja asiakkaan omien 
  • laskelmien tarkastuslaskentaan. 

Data-analytiikan käyttö tilintarkastustoimeksiannossa tulisi huomioida jo tarkastuksen suunnitteluvaiheessa. Analyyseja suunniteltaessa tarvitaan tilintarkastajien ja analytiikka-asiantuntijoiden vahvaa yhteistyötä. Tilintarkastajan on osattava suunnitella ja ohjata tarkastustyötä tarkastustavoitteiden mukaisesti myös data analyysien osalta. 

Tuotaessa data-analytiikkaa entistä enemmän osaksi tilintarkastustoimeksiantoja on myös tärkeää tunnistaa, mitä perinteisin menetelmin tehtyjä tarkastustoimenpiteitä voidaan korvata analytiikalla. Kun tarkastustavoitteita palvelevat analyysit on suunniteltu, on analyyseja varten tarvittava aineisto hankittava asiakkaan tietojärjestelmistä. 

Ihannemaailmassa kaikista eri tietojärjestelmistä saataisiin tietoa ulos vakiosisältöisenä/muotoisena. Tällä hetkellä olemme kuitenkin hyvin kaukana tästä ihannemaailmasta. Aineiston hankinta asiakkaan järjestelmistä onkin usein työlästä ja haastavaa. Asiakkaiden järjestelmäkirjo on valtava. Suuret tilintarkastustoimeksiannot mahdollistavat onneksi pieniä toimeksiantoja paremmin räätälöidyn aineiston hankinnan yksittäisen asiakkaan järjestelmistä. Lisäksi esim. SAP ERP:n iso markkinaosuus suurissa suomalaisissa yrityksissä helpottaa aineiston hankinnan standardointia. 

Tietoaineistojen suuri koko huomioitava 

Aineiston hankinta asiakkaan järjestelmistä vaatii usein erityistä tietojärjestelmäosaamista. Tässä vaiheessa tarkastusta apuna käytetään usein varsinaisen tarkastusryhmän ulkopuolisia erityisasiantuntijoita. Suurissa tilintarkastustoimeksiannoissa yhtenä erityispiirteenä on analyyseissa käytettävän tietoaineiston suuri koko. Analysoitava aineisto voi koostua jopa kymmenistä miljoonista riveistä. Tämä on huomioitava analyysien eri vaiheissa esim. hankittaessa aineisto, siirrettäessä se asiakkaalta tarkastusryhmälle, käsiteltäessä aineisto analyysiohjelmissa ja arkistoitaessa. 

Kun aineisto on saatu asiakkaalta tarkastusryhmälle, on se tuotava sisään analyysiajojen suorittamisessa käytettävään analyysiohjelmistoon. Tämä vaihe saattaa olla varsin työläs, kun eri järjestelmistä saatavat tiedot on muokattava vastaamaan analyyseissa tarvittavia tietovaatimuksia. Erityisesti suurissa toimeksiannoissa tätä vaihetta voidaan kuitenkin automatisoida järjestelmäkohtaisesti. 

Erittäin tärkeä vaihe data-analyysiprosessissa on saadun aineiston luotettavuuden ja täydellisyyden varmistaminen. Tähän liittyviä toimenpiteitä ovat esim. saadun aineiston eheyden varmistamiseen liittyvien kontrollien testaus ja itse aineistoon liittyvät tarkastustoimenpiteet kuten aineiston täsmäytykset asiakkaan taloudellisten järjestelmien mukaisiin tietoihin. 

Fokuksessa olennaisia virheitä aiheuttavat poikkeamat 

Analyysiajojen suorittamiseen voidaan käyttää erilaisia tarkoitukseen suunniteltuja valmisohjelmistoja kuten IDEA tai ACL. Suurilla tilintarkastusyhteisöillä on myös erilaisia itse kehitettyjä analyysityökaluja. Käytettävästä ohjelmistosta riippuen myös analyysiajojen suorittaminen voi olla osittain tai kokonaan automatisoitua. 

Analyysiajojen lopputuloksena syntyy usein erilaisia poikkeamalistauksia, kuvaajia yms. Esimerkkejä poikkeamalistauksista ovat: 

  • listaus ostolaskuista, joissa hyväksymisvaltuudet on ylitetty
  • listaus muistiotositteista, joiden summa on pyöristetty
  • listaus varastonimikkeistä, joiden varaston yksikköhinta
  • on suurempi kuin viimeinen myyntihinta. 

Tässä vaiheessa tilintarkastajan tulee osata tulkita analyysien tuloksia ja suorittaa niihin liittyvät tarvittavat jatkotoimenpiteet. Erityisesti suurissa toimeksiannoissa erilaisia poikkeamia voi olla satoja tai jopa tuhansia. Näistä tulisi pystyä löytämään ne, joista tilinpäätökseen voisi syntyä olennaisia virheitä. 

Data-analytiikan tulevaisuus tilintarkastuksessa 

Analytiikan käyttömahdollisuuksia tilintarkastustoimeksiannoissa parantaisi huomattavasti tietojärjestelmistä saatavan tiedon standardointi. Tämä mahdollistaisi analytiikan laajemman hyödyntämisen erikokoisissa tilintarkastustoimeksiannoissa. Tähän liittyen on käynnissä erilaisia kehityshankkeita sekä Suomessa että maailmalla. Suomessa taloushallinnon järjestelmien tiedon standardointia pyritään edistämään mm. Taloushallintoliiton vetämässä TALTIO-hankkeessa, joka edistyessään auttaisi aineiston hankinnassa myös pienempien asiakkaiden tilintarkastustoimeksiannoissa. 

Kansainvälisen ISO-standardoimisjärjestön ISO 21378 Audit Data Collection  hankkeessa pyritään määrittelemään standardi tilintarkastustoimeksiannoissa tarvittavan aineiston sisällölle ja esittämismuodolle. Haasteena TALTIO- ja ISO-hankkeissa on se, miten erilaiset hyödylliset standardit saataisiin vietyä käytännön tasolle eri tietojärjestelmiin. Eri järjestelmätoimittajat ovat tässä avainasemassa ja niillä tulisikin olla riittävä motivaatio muokata omia järjestelmiä siten, että niistä voitaisiin siirtää dataa ulos vakiomuodossa. Tähän on vielä pitkä matka. 

Tilintarkastajan ammatillista harkintaa tarvitaan jatkossakin 

Data-analytiikan hyödyntäminen tilintarkastustoimeksiannoissa tulee joka tapauksessa lisääntymään merkittävästi tulevaisuudessa. Aineiston hankinta ja analyysiajojen suorittaminen automatisoituvat jatkossa selvästi nykyisestä. Jälkikäteisen havaitsemisen sijaan tulevaisuudessa pyritään reaaliaikaiseen analysointiin ja poikkeamien ennustamiseen. Analyysien pohjana käytetään enemmän myös asiakkaan omien tietojärjestelmien ulkopuolista dataa. 

Tilintarkastajan asiantuntemusta tarvitaan jatkossakin mm. tarkastuksen suunnittelussa ja analyysien tuloksien tulkinnassa. Analytiikan käyttö mahdollistaa tilintarkastuksen laadun parantamisen, mutta sen hyödyntäminen edellyttää aina myös tilintarkastajan ammatillista harkintaa. 

Senior Manager Pertti Ojala toimii KPMG:n edustajana ISO/PC 295 Audit Data Collection -hankkeen Suomen seurantaryhmässä ja XBRL Suomi -konsortiossa. Lisäksi hän on ollut mukana TALTIO-hankkeessa. 

Artikkeli on luettavissa myös Profiitti - Talous & tilintarkastus -lehdestä 1/2017.


Lue myös:

Oliko artikkeli mielestäsi kiinnostava? Jaa tietoa myös verkostollesi.

Tutustu Profiitti - Talous & tilintarkastus -lehteen

Lomakkeen tiedoissa ilmeni virheitä. Tarkistathan virheelliset kentät.

Kirjoita kommentti

Roskakommenttien estämiseksi, syötä kirjaimet oheiseen kenttään.

+ Jaa sivu | Facebook | Twitter | LinkedIn | Sähköposti