Forensiikan Charlien enkelit

10.07.2019, Aihe: Talouden ammattilaisille

Artikkeli on julkaistu alun perin Profiitti - Talous & tilintarkastus 2/2019 -lehdessä.

Tiedätkö tapauksen, jossa työntekijä on jäänyt kiinni varastamisesta, mutta asia on hoidettu hiljaisuudessa ilman seuraamuksia?

Teksti: Marjukka Kähönen Kuva: Aki Rask

Viivi Lajunen ja Tytti Saarinen

Kun yrityksessä huomataan epäeettistä toimintaa, voi tuntua houkuttelevalta lakaista tapahtunut maton alle. Valvonnan pettäminen saattaa nolottaa.

– Vaikeneminen on tyypillistä, mutta toivottavasti vähenemään päin, toteaa Tytti Saarinen.

Tytti ja hänen kollegansa Viivi Lajunen tutkivat Forensic Risk Alliance:lla (FRA) työkseen taloudellisia väärinkäytösepäilyjä ja neuvovat organisaatioita parantamaan kontrolliympäristöä muun muassa väärinkäytösten ennaltaehkäisyssä.

FRA on kansainvälinen yhtiö, joka tarjoaa yrityksille riippumatonta talousneuvontaa ja suorittaa laajoja tutkintoja korruptioon, rahanpesuun, riita-asioihin ja muihin taloudellisiin väärinkäytöksiin liittyen.

Väärinkäytös on yritykselle viesti siitä, että omissa prosesseissa on puutteita. FRA:n asiantuntijat korostavat, että väärinkäytös pitäisi käsitellä yrityksessä kunnolla, jotta mahdolliset vuotokohdat tulee tilkittyä.

– Jos tapaukset sovitaan taustalla, compliance-funktioiden on vaikea osoittaa johdolle asian merkittävyyttä. Usein yrityksen hallitus kiinnostuu ennaltaehkäisystä vasta, kun osoitetaan, että kyse on euromääräisestikin isosta riskistä, Viivi painottaa.

Väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn pitäisi herätä

Kahden vuoden välein tehtävän, ACFE:n julkistaman Report to the Nations: Study on Occupational Fraud and Abuse -tutkimuksen mukaan arvioidaan, että väärinkäytösten osuus on noin 5 % yritysten liikevaihdosta.

Ennaltaehkäisevälle työlle voisi siis kuvitella olevan kysyntää. Tytin ja Viivin mukaan ilmaiset koulutukset keräävätkin salin täyteen.

– Taloudellisten väärinkäytösten ennaltaehkäisy herättää valtavaa kiinnostusta, mutta konkreettisten askelten ottaminen on vielä varovaista. Isoissa yhtiöissä riskit ymmärretään paremmin, mutta pk-kentässä ajatellaan vielä valitettavan usein riskien olevan vähäisiä, tai riskejä ei ole lainkaan mietitty, Tytti sanoo.

FRA:n Suomen asiantuntijat arvioivat, että osahaasteena on pohjoismainen luottamuksen kulttuuri. Valvonta saatetaan kokea epäluottamuksen osoitukseksi etenkin pienemmissä yrityksissä.

– Lähes aina taloudellinen väärinkäytös olisi ollut ehkäistävissä. Tyypillisimmin tekijä on yksin toimiva ihminen, jolla on pääsy lähes kaikkeen. Sellainen henkilö, johon kaikki luottavat ja jota kukaan ei valvo, Tytti toteaa.

Taloudellisten väärinkäytösten selvittely on yhteistyötä

FRA:lla on toimisto kuudessa maassa, toimeksiantoja on ollut yrityksen 20-vuotisen historian aikana yli 75 maassa.

Kesän lopulla 2018 Tytti ja Viivi ajautuivat onnekkaiden sattumien kautta keskustelemaan FRA:n toimitusjohtajan kanssa ja kävi ilmi, että yrityksellä olisi halu vahvistaa toimintaansa Pohjoismaissa.

– Ensimmäinen Pohjoismaiden toimisto perustettiin Helsinkiin osittain siksi, että täällä oli tiimi valmiina. Alan ammattilaisia ei ole paljon, joten rekrytointi on haastavaa, Tytti toteaa.

Suomen toimiston parivaljakon yhteensopiva dynamiikka välittyy nopeasti ulkopuoliselle. Viivillä ja Tytillä on yhteistä työhistoriaa konkurssi- ja saneeraustarkastusten parista, mutta ensimmäisen kerran tiet kohtasivat jo parikymmentä vuotta sitten.

– Me tavattiin aikoinaan jalkapallokentällä ja edelleen jaamme intohimon niin jalkapalloon kuin forensiikkaan. Yhteistyö toimii edelleen sekä töissä että futiskentällä, missä minä pelaan oikealla laitalinkkinä, Tytti vasemmalla, Viivi nauraa.

FRA on varsin tasa-arvoinen yritys, sillä johtajatasosta yli 40 % on naisia, mikä on poikkeuksellista.

– On etuoikeus työskennellä yrityksessä, jossa diversiteetti on näin mieletön ottaen huomioon sukupuolijakauman lisäksi erilaiset kansallisuudet ja kulttuurit, Tytti toteaa.

Viimeinen puoli vuotta on ollut FRA Suomessa aika rutistus. Kahden hengen toimiston käynnistämisessä on riittänyt juoksevaa työtä.

– Työ on todella monipuolista ja kaikkea saa tehdä kädet savessa. Nyt alkuun olemme tavanneet paljon ihmisiä ja tehneet markkinointia. Keväällä aloitettiin rekrytointia ja tässä samalla hoidetaan tietysti myös asiakasprojekteja, Viivi kertoo.

Palapelin kokoamista tiimityönä

FRA:n toimeksiantojen laajuudet vaihtelevat tunnin konsultoinnista vuosien mittaisiin projekteihin. Usein tutkinta alkaa vauhdilla ja sisältää laajan aineiston läpikäyntiä. Kutakin projektia varten kootaan paras osaaminen kansainvälisestä 280 henkilön tiimistä, johon Viivi ja Tytti kuuluvat.

– Vaikka joku kontaktoisi meidät Suomessa, emme automaattisesti ole osa projektitiimiä. Joka projektiin etsitään paras osaaminen FRA:n sisältä, jotta voidaan tarjota ensiluokkaista laatua, Viivi kertoo.

Työ vaatii luonnollisesti jonkin verran matkustamista, mutta iso osa muualle sijoittuvista töistä voidaan tehdä etänä. Tutkittavat materiaalit ovat pääosin sähköisessä muodossa, siksi FRA:n henkilökunnastakin lähes puolet on IT-alan asiantuntijoita.

Eräässä projektissa viime syksynä aineisto koostui 60 000 dokumentista. Forensiikan avulla määrä saatiin tiputettua 18 000:een. 2,5 viikon mittaisessa projektissa seitsemän hengen tiimi tuotti asiakkaalle dokumenttien avulla kronologisen selvityksen tapahtumien kulusta.

– Näen tämän työn palapelin kokoamisena. Käymme läpi talous- ja hallintoaineistoa ja maailmalla usein myös sähköposteja. Työ itsessään on detaljitason tarkastelua, mutta koko ajan on pidettävä iso kuva mielessä, Tytti toteaa.

Aina työ ei tuota muuta tulosta kuin sen, että asiat ovat kunnossa.

– Monet ajattelevat meidän työn olevan hirvittävän jännittävää, ja toki näin usein onkin, mutta todellisuudessa työmme on hyvin yksityiskohtaista ja aikaa vievää tarkastustyötä. Tässä työssä taito onkin keskittyä oikeisiin asioihin ja todentaa havainnot tarkasti, Viivi kuvaa.

Monet epäeettiset tapaukset tulevat ilmi tutkivan journalismin kautta, mikä osaltaan on omiaan parantamaan eettistä toimintaympäristöä. Median valtaa toisaalta molemmat myös hiukan kritisoivat, sillä sinne nousseet jutut leimaavat toimijan, vaikka selvitystyön perusteella aihetta ei olisikaan. Maineriski on suuri.

– Olin itse mukana RSM Finlandilla tutkimassa Brother Christmasin tapausta. Vahinko tapahtui jo silloin, kun juttu nousi näkyvästi mediaan. Yleensä jälkikäteen virheellisiksi osoittautuneita väittämiä ei uutisoida yhtä laajasti, Tytti toteaa.

Taloudellisten väärinkäytösten tutkinta on sosiaalista työtä

Väärinkäytösten tutkinta vaatii istumalihaksia, tarkkuutta, kirjanpidon ymmärrystä sekä asioiden yhdistelykykyä. Mutta lisäksi työ on sosiaalista, sillä iso osa tiedosta kerätään ihmisiltä.

Voisi ajatella taloudellisten väärinkäytösten tutkijoiden olevan tiukkoja ja asiakeskeisiä, mutta Viivi ja Tytti viestivät iloisella olemuksellaan ihan muuta. He sanovatkin työssä olevan eduksi, jos osaa erottaa asian ihmisestä ja omaa hyvät vuorovaikutustaidot sekä uteliaan luonteen.

– Totta kai pitää joskus olla tiukkakin, mutta ei se, että on mukava ja käyttää vaikka huumoria, vähennä yhtään ammattitaitoa, Tytti painottaa.

– Me olemme auttamassa ja palvelemassa näitä organisaatioita. Toimimme organisaatioiden kanssa, joita edustavat ihmiset, ja vastaavasti tarkastelemme työssämme ihmisten toimintaa. Siitä syystä sosiaalisia taitoja ei voi olla korostamatta. Uskomme, että on aina helpompi palata ihmiselle, joka on helposti lähestyttävä, Viivi sanoo.

Monesti tapauksiin liittyy myös iso maineriski ja siksikin kommunikointi osapuolten välillä on avainasemassa. FRA:n tutkijat pyrkivät omalta osaltaan tekemään tutkinnasta mahdollisimman mielekästä. Tutkijalla pitää olla kuuntelevat korvat ja psykologista silmää. Joskus ulkopuoliselle kerrotaan helpommin sellaista tietoa, jota ei kerrottaisi organisaation sisällä.

– Jos työntekijä on nähnyt jotakin oman arvomaailmansa vastaista, se saattaa kuormittaa valtavasti. Erityisesti haastattelutilanteissa on ensiarvoisen tärkeää osata kuunnella. Olemme saaneet nimenomaisesti tästä positiivista palautetta, Viivi kertoo.

Psykologista silmää tarvitaan myös varsinaiseen selvitystyöhön. On tärkeää selvittää toimijan tai toimijoiden motiivi. Periaatteessa pitää osata ajatella kuin rikollinen.

– Tekijän motiivi ohjaa sitä, mitä meidän pitää tutkia. Usein tekijällä on henkilökohtainen tarve rahalle, vaikka peliongelma, Tytti kertoo.

Miten talouden väärinkäytöksiä voi ehkäistä PK-yrityksessä?

Useimmat taloudelliset väärinkäytökset olisivat ehkäistävissä riittävillä kontrolleilla. FRA:n asiantuntijat luettelevat kysymyksiä, joihin yrityksessä pitäisi osata vastata eri funktioiden osalta:

– Kuka yrityksessä valvoo ketäkin, kuka hyväksyy tositteet, kenellä on pääsy järjestelmiin, kuka käyttää pääkäyttäjäoikeuksia, kuka voi muuttaa toimittajien tilinumeroita tai tehdä muita muutoksia, kuka sulkee käyttäjätunnukset ihmisten lähtiessä yrityksestä? Listaa voisi jatkaa pidemmältikin.

Jos ei osata vastata peruskysymyksiin, kyseessä on jo riski. Moni aukkokohta tilkittäisiin jo sillä, että kukaan ei pääsisi toimimaan yksin.

– Jokaisessa pankkitapahtumassa pitäisi olla kaksi silmäparia. Usein jo pelkästään tilitapahtumien tarkastaminen saattaa johtaa väärinkäytöksen jäljille.

Yleinen harha on se, että taloudellinen väärinkäytös näkyisi tuloslaskelmasta tai taseesta. Viivin ja Tytin mukaan väärinkäytöksen huomaamiseksi pitää usein tutkia ruohonjuuritason asioita. Molemmat peräänkuuluttavat yritysten hallitusten vastuuta taloudellisten väärinkäytösten ennaltaehkäisyssä. Kyse on hallituksen huolellisuusvelvoitteen täyttämisestä.

– Meillä on työssämme aivan eri fokus kuin esimerkiksi tilintarkastajilla. Eihän tilintarkastajan tehtävä ole ensisijaisesti etsiä taloudellista väärinkäytöstä, vaan arvioida, antaako tilinpäätös olennaisesti oikean ja riittävän kuvan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta, Viivi sanoo.

Tytti ja Viivi kertovat esimerkin kavalluksesta, jossa palkanlaskija maksoi aina yhden ylimääräisen palkan henkilön irtisanoutumisen yhteydessä – omalle tililleen.

– Tällaista on vaikea millään perinteisellä kontrollilla saada kiinni, vaan pitäisi ajaa ristiin palkka- ja HR-dataa.

Pienistä puroista saattaa kasvaa iso virta ja esimerkiksi kavallukset voivat olla tekijälle suuri henkilökohtainen etu. Usein väärinkäyttäjä saattaa hyödyntää tiedossa olevia hyväksymisrajoja ja pitää summat tietoisesti näiden alapuolella. Tällöin yksittäiset tapahtumat jäävät myös tilintarkastuksessa olennaisuusrajan alle.

Kun yrityksessä herää epäily taloudellisesta väärinkäytöstä, saatetaan yhteyttä ottaa tilintarkastajaan. Yhtiön oma tilintarkastaja ei ole kuitenkaan riippumaton toimija kuten ulkopuolinen yritys.

– Yrityksen oma etu on kutsua paikalle täysin ulkopuolinen selvittäjä, jotta vältetään riski, että tilintarkastaja tarkastaa omaa tai kollegansa työtä, Viivi painottaa.

Tilintarkastajalla voi olla tärkeä rooli siinä, että mahdollista väärinkäytöstä lähdetään tutkimaan.

– Tilintarkastaja voi tuottaa hyvinkin tarkan muistion tai pöytäkirjan tilinpäätöksen tarkastamisen yhteydessä. Hallituksen olisi hyvä kysyä mahdollista muistiota, jotta muistio ei jää vain yksittäisen henkilön taakse.

FRA:n toimeksiannot tulevat usein yrityksen asioita hoitavalta asianajajalta, mutta yhteyttä voi ottaa myös yrityksen lakipuoli, compliance, sisäinen tarkastus tai talousjohto. Vahingot ovat sitä isompia, mitä enemmän toimijoita on mukana ja mitä korkeammassa asemassa henkilö tai henkilöt yrityksessä ovat.

–Mitä korkeammalla toimija on, sitä parempi mahdollisuus hänellä on manipuloida sekä aineistoja että ihmisiä, Tytti muistuttaa.

Ketkä?

Viivi Lajunen

  • KTM, pääaine laskentatoimi, tekee lisensiaattityötä oikeustieteelliseen tiedekuntaan.
  • Kokemusta mm. kirjanpidosta, väärinkäytöstutkinnoista sekä konkurssi- ja saneeraustarkastuksista. Toiminut OKM:n tarkastuspäällikkönä 2015–2018.
  • Vapaa-ajalla Viiviä liikuttavat jalkapallo, remontointi, sienestys sekä labradorinnoutaja.

Tytti Saarinen

  • KTM, pääaine laskentatoimi, OTM, suorittanut CFE:n, eli petostutkijan sertifikaatin.
  • Kokemusta mm. kirjanpidosta, erityistarkastuksista, konkurssi- ja saneeraustarkastuksista sekä yritysjärjestelyistä. Partnerina RSM Finlandilla 2015–2018.
  • Vapaa-ajalla Tyttiä liikuttavat jalkapallo, golf, lenkkeily, sienestys sekä omat 6- ja 7-vuotiaat pojat.

Tutustu myös:

Oliko blogiteksti mielestäsi kiinnostava? Jaa tietoa myös verkostollesi.

+ Jaa sivu | Facebook | Twitter | LinkedIn | Sähköposti