Tilinpäätöksen puumerkit yhä useammin sähköisiä

23.10.2018, Aihe: Talouden ammattilaisille

Riitta Laine

 
Riitta Laine
Tilintarkastusasiantuntija
Suomen Tilintarkastajat ry


Artikkeli on julkaistu alun perin Tilisanomat-lehden numerossa 5/2018.

Tilinpäätöksiä allekirjoitetaan yhä useammin sähköisten allekirjoituspalvelujen avulla. Se paitsi nopeuttaa allekirjoitusprosessia, myös mahdollistaa koko taloudellisen raportoinnin prosessin digitalisoimisen – yksittäisistä tositteista tilinpäätökseen saakka. Tilinpäätöksen laatimisesta vastaavan johdon lisäksi myös tilintarkastaja allekirjoittaa tilinpäätöksen eli tekee tilinpäätösmerkinnän. Keskityn tarkastelemaan sähköistä allekirjoittamista tilintarkastajan näkökulmasta.

Kirjanpitäjä valmistelee tilinpäätöksen ja ilmoittaa tilintarkastajille, kun kirjanpito, hallinto ja tilinpäätösaineisto ovat tilintarkastettavissa. Hän varmistaa myös, että tilintarkastajalla on tarvittaessa pääsyoikeus kirjanpitoon sekä tarvittaviin alakirjanpitoihin (esimerkiksi palkkamoduuli) ja tietojärjestelmiin.

Tilintarkastus voidaan suorittaa ennen tilinpäätöksen allekirjoittamista tai sen jälkeen. Tilintarkastus kannattaa kuitenkin tehdä ennen kuin hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen. Jos tilintarkastaja löytää olennaisia virheitä tai puutteita allekirjoitetusta tilinpäätöksestä, tilinpäätöstä yleensä korjataan, ja korjattu versio on allekirjoitettava uudelleen. Vanha tilinpäätösversio poistetaan allekirjoituspalvelusta.

Tilintarkastukselle on jätettävä tilintarkastuslain mukaan aikaa vähintään kuukausi ennen sitä kokousta, jossa tilinpäätös aiotaan vahvistaa. Tilintarkastukselle jää liian vähän aikaa ja linkki sähköiseen allekirjoitukseen ehtii helposti vanhentua, jos ensimmäinen kontakti kirjanpitäjän ja tilintarkastajan välillä on tilintarkastajan sähköpostilla tai tekstiviestillä saama heräte sähköisen allekirjoituksen tekemiseksi.

Sisällöllä ja tietojen oikeellisuudella on merkitystä

Tilinpäätöksen allekirjoitussivulta tulee löytyä tilinpäätösmerkintä ja tilintarkastajan allekirjoitukset, joille on omat vakiintuneet esitystapansa. Tilinpäätösmerkintä on vakiintunut muotoon: ”Suoritetusta tilintarkastuksesta on tänään annettu kertomus.” Tilintarkastajan allekirjoituksen muodolla ja järjestyksellä on merkitystä: Jos tilintarkastajaksi on valittu tilintarkastusyhteisö, on allekirjoitus erilainen kuin jos tilintarkastajaksi on valittu henkilö. Tilintarkastajan titteli pitää mainita allekirjoituksen yhteydessä. Nämä tilinpäätösmerkintää koskevat sisältö- ja muotoseikat tulee huomioida jo tilinpäätöstä laadittaessa ennen kuin se ladataan allekirjoituspalveluun, sillä niitä ei pysty enää muuttamaan sähköisen allekirjoituksen yhteydessä.

Kirjanpitäjä vie valmiin tilinpäätösasiakirjan sähköiseen allekirjoituspalveluun. Tilinpäätösasiakirja sisältää kaikki tilinpäätöksen osat eli tuloslaskelman, taseen, liitetiedot ja allekirjoitussivun sekä tarvittaessa konsernitilinpäätöksen ja rahoituslaskelman. Tilinpäätösasiakirja ei sisällä tase-erittelyjä, liitetietotositteita tai luetteloa kirjanpitokirjoista. Myöskään toimintakertomus ei ole osa tilinpäätöstä. Sähköisesti allekirjoitettu tilinpäätös allekirjoituksineen on julkinen asiakirja, ja se voidaan toimittaa verottajalle ja PRH:lle rekisteröitäväksi sellaisenaan.

Johto ja tilintarkastaja allekirjoittavat tilinpäätöksen

Yhteisön tilinpäätöksen allekirjoittaa hallitus tai vastuunalaiset yhtiömiehet ja toimitusjohtaja tai muu vastaavassa asemassa oleva henkilö.  Allekirjoittajana toimii se, joka on toimessaan tilinpäätöstä laadittaessa. Kirjanpitäjän on tiedettävä, keitä nämä henkilöt ovat, jotta hän voi antaa allekirjoituspalvelussa allekirjoitusoikeudet oikeille henkilöille.

Jos yhteisö on valinnut tilintarkastajan, myös tämä allekirjoittaa tilinpäätöksen. Kirjanpitäjän on siis tiedettävä kuka tai ketkä on valittu tilintarkastajiksi, ja mitkä ovat heidän tittelinsä. Koska allekirjoitusoikeudet annetaan luonnollisille henkilöille, pitää kirjanpitäjän tietää, kuka toimii tilintarkastusyhteisön päävastuullisena tilintarkastajana. Tilintarkastusyhteisö näet nimittää kuhunkin tilintarkastukseen päävastuullisen tilintarkastajan, jolla on oikeus allekirjoittaa tilinpäätösmerkintä ja tilintarkastuskertomus yhteisönsä nimissä. Päävastuullista tilintarkastajaa ei välttämättä voi todeta kaupparekisteristä.

Allekirjoitukset liitetään lopulliseen tilinpäätökseen

Toimitusjohtaja ja hallitus allekirjoittavat tilinpäätöksen ennen tilintarkastajaa. Allekirjoituksellaan he vahvistavat, että tilinpäätös antaa oikean ja riittävän kuvan ja on laadittu lakien mukaisesti. Tilintarkastajan allekirjoitus koskee sen sijaan tilinpäätösmerkintää ja vahvistaa, että kyseessä olevasta tilinpäätöksestä on annettu samana päivänä myös tilintarkastuskertomus. Tilintarkastuskertomuksen tilintarkastaja allekirjoittaa erikseen.

Kun tilinpäätös on allekirjoitettu, muodostetaan siitä ja sen allekirjoituksista yksi yhteinen tiedosto allekirjoituspalvelussa. Tämä tiedosto on lopullinen tilinpäätös, josta allekirjoittajat ja kirjanpitäjä voivat ottaa itselleen kopion sähköisenä tai paperilla. Tilinpäätös säilytetään pdf-muodossa säilyttämistä koskevien säädösten mukaisesti.

Monia avoimia kysymyksiä

Tilinpäätöksen sähköinen allekirjoitus on herättänyt monia kysymyksiä. Sähköisen tilinpäätöksen yhteydessä on mietittävä aiempaa tarkemmin, mitä asiakirjoja sähköisesti allekirjoitettavaan tilinpäätökseen sisällytetään. Muun muassa toimintakertomus olisi näppärää allekirjoittaa sähköisesti samalla kertaa tilinpäätöksen kanssa, mutta virallisesti se on erillinen asiakirja. Voiko toimintakertomuksen sisällyttää asiakirjaan, jonka myös tilintarkastaja allekirjoittaa, vaikka se ei tilintarkastuslain mukaan ole tilintarkastuksen kohteena? Luettelo kirjanpitokirjoista ei ole kirjanpitolain mukaan osa tilinpäätöstä, mutta sellainen on laadittava. Pitääkö se sisällyttää tilinpäätökseen, joka on julkinen asiakirja?

Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös on päivättävä, mutta mikä on oikea päivä? KILAn lausunnon 2012/1899 mukaan sähköisten allekirjoitusten yhteyteen rekisteröityneet päiväykset eivät riitä, vaan asiakirjaan on merkittävä, milloin päätösvaltainen hallitus on sen hyväksynyt. Päätösvaltaisuus määräytyy yhteisömuodon ja yhtiöjärjestyksen tai vastaavan perustella. Jos erillistä hyväksymiskokousta ei ole pidetty, mikä katsotaan hyväksymispäiväksi? Arvioidaanko silloin sähköisten allekirjoitusten kertymistä ja onko hyväksymispäivä se, jolloin riittävä määrä hallituksen jäseniä on allekirjoittanut? Hyväksymispäivällä on merkitystä muun muassa arvioitaessa, onko tilinpäätös laadittu kirjanpitolain edellyttämässä ajassa. Jos paperilla oleva kokouspöytäkirja on päivätty huhtikuulle, mutta kaikki allekirjoitukset on tehty sähköisesti heinäkuussa, milloin tilinpäätös katsotaan allekirjoitetuksi.

Ohjeistusta tilintarkastajille ja kirjanpitäjille

Suomen Tilintarkastajat ry on laatinut ohjeistusta siitä, mitä tilintarkastajan pitää ottaa huomioon sähköistä tilinpäätösmerkintää tehtäessä. Myös kirjanpitäjille ja sähköisen allekirjoituspalvelun tarjoajille on hyötyä ohjeesta, jossa kuvataan sähköisen tilinpäätösmerkinnän tekemisen prosessi sekä opastetaan poikkeustapauksissa. Palveluntarjoajat voivat halutessaan pyytää ohjeistuksen Suomen Tilintarkastajista sellaisessa muodossa, että pystyvät täydentämään sitä omien palveluidensa käyttöä helpottavilla lisäyksillä ja ohjeilla.

Kirjanpitäjä, muista 4 asiaa!

  1. Anna tilintarkastajalle aikaa tehdä tilintarkastus. Jos mahdollista, tilintarkastus olisi hyvä suorittaa ennen kuin hallitus ja toimitusjohtaja allekirjoittavat tilinpäätöksen.
  2. Selvitä ennen tilinpäätöksen laatimista, kuka on valittu tilintarkastajaksi ja kuka toimii tilintarkastusyhteisön päävastuullisena tilintarkastajana.
  3. Varmista, että tilinpäätösmerkintä ja tilintarkastajan allekirjoitus titteleineen ovat oikein allekirjoitussivulla.
  4. Sisällytä sähköisesti allekirjoitettavaan tilinpäätökseen kaikki siihen kuuluvat laskelmat, ei mitään ylimääräistä.

Kuinka moni yritys allekirjoittaa tilinpäätöksen sähköisesti?

  • 10 000 yrityksen otos
  • 9 627 valmistunutta tilinpäätöstä
  • Sähköisesti allekirjoitettuja tilinpäätöksiä 3 312
  • Sähköisesti allekirjoitettuja 34,4 % kaikista valmistuneista tilinpäätöksistä

Vuonna 2017 saman yritysjoukon tilinpäätöksistä allekirjoitettiin sähköisesti 16,3 %.

Sähköisesti allekirjoitettujen tilinpäätösten osuus ei sisällä niitä tilinpäätöksiä, jotka allekirjoitetaan sähköisesti tilinpäätöksen muodostaneesta tietojärjestelmästä riippumatta – tallennus ulkoiseksi tiedostoksi, allekirjoitus erillisellä allekirjoituspalvelulla. Arvion mukaan tällaisia tilinpäätöksiä on useita prosenttiyksiköitä kokonaismäärästä.

Tilinpäätöksen sähköisen allekirjoittamisen mahdollisuus taloushallinnon järjestelmissä yleistyy edelleen nopeasti. Sähköisesti allekirjoitettavien tilinpäätösten ja muiden yrityksen asiakirjojen osuus noussee jatkossa edelleen nopeasti.

Lähde: Visman tutkimus 9/2018


Oliko blogiteksti mielestäsi kiinnostava? Jaa tietoa myös verkostollesi.

+ Jaa sivu | Facebook | Twitter | LinkedIn | Sähköposti