Digitalisaatio ja tilintarkastus

06.06.2017, Aihe: Tilintarkastuksen asiantuntijat

Asiantuntija Riitta Laine

Riitta Laine 
asiantuntija  
Suomen Tilintarkastajat ry


Viime aikoina eri medioissa on julkaistu useita artikkeleita ja blogeja siitä, viekö robotti tilintarkastajan työt, miten automatisaatio vaikuttaa taloushallintoon ja miten digitalisoitumista voidaan hyödyntää tilintarkastuksessa.

Toukokuisessa blogissani käsittelin Suomen Tilintarkastajat ry:n jäsenkyselyn tuloksia sähköisen taloushallinnon tarkastamisen teknisiin haasteisiin ja osaamiseen liittyen. Nyt jatkan digitalisaation ja sähköisen taloushallinnon käsittelyä tilintarkastuksen näkökulmasta. Hyödynnän jälleen myös jäsenkyselyn vastauksia.  

"Digitalisaatio on vääjäämättä edessä" 

Tilintarkastajien käsitykset siitä, mitä digitalisaatio on ja miten se vaikuttaa tilintarkastukseen, vaihtelevat suuresti. Jotkut ennakoivat digitalisaation muuttavan tilintarkastuksen prosesseja olennaisesti ja toiset taas ennustavat muutosten olevan ennemminkin kosmeettisia. On kuitenkin selvää, että sähköinen taloushallinto on tullut jäädäkseen ja etenee nopeasti.

Tilintarkastajien on pysyttävä tässä kehityksessä mukana ja hallittava sähköiset välineet sekä kehitettävä omaa tarkastustaan – niin pienissä kuin suurissakin toimeksiannoissa. Tilintarkastuksen tavoite ei muutu, mutta keinot tavoitteen saavuttamiseksi kehittyvät.

"Digitalisaation avulla voidaa tarkastaa laajemmin ja tehokkaammin" 

Moni jäsenkyselyn vastaaja koki taloushallinnon digitalisoitumisen nopeuttavan ja tehostavan tarkastusta merkittävästi sitten, kun järjestelmät toimivat, niitä osataan käyttää ja kirjanpito on hyvin hoidettu. Suora pääsy järjestelmiin ja tiedon digitaalisuus mm. helpottavat kokonaisuuksien hahmottamista, mahdollistavat tilintarkastajan itsenäisen porautumisen tuloslaskelman ja taseen kiinnostaviin ja riskisimpisiin kohtiin. Ne  antavat uusia mahdollisuuksia yllätyksellisten toimenpiteiden suorittamiseksi sekä auttavat tuottamaan asiakkaalle lisäarvoa uudenlaisin havainnoin.

Tarkastus on mahdollista tehdä myös entistä kattavammin. Osa pistokoeotoksista voidaan korvata jopa 100 %:lla pääkirjan tai tositedatan analyyseilla. Aivan pienissä toimeksiannoissa digitaalisuuden hyödyt saattavat ainakin alkuvaiheessa jäädä aineistotarkastuksen osalta vähäisiksi, mutta mitä suurempi toimeksianto ja isompi tositemäärä sen paremmin hyötyjä voidaan saavuttaa.

Ajan, rahan ja luonnon säästämisen lisäksi joustavuus ja itsenäisyys työn tekemisessä lisääntyy, jos kirjanpitoon päästään käsiksi etäyhteydellä. Kun pääsy järjestelmiin on jatkuvaa, voidaan ruuhkahuippuja tasoittaa tekemällä tositetarkastusta jo reaaliaikaisemmin tilikauden aikana.

"Virheet ja väärinkäytökset eivät häviä digitalisoinnin myötä, ne vain muuttavat muotoaan"  

Moni tilintarkastaja kommentoi väärinkäytösriskiä digitalisaatioon liittyen. Mm. väärennösten huomaamisen koettiin vaikeutuvan, jos kaikki dokumentit on skannattu. Toisaalta mahdollisuudet tarkastaa esimerkiksi väärinkäytöksille alttiita pankkitapahtumia paranevat. Tilintarkastajan itsenäinen pääsy kirjanpitoon ja mahdollisuus tositteiden tehokkaaseen ja kattavaan läpikäyntiin helpottaa isojen tahallisten ja tahattomien virheiden havaitsemista verrattuna siihen, että kaikki materiaali on erikseen pyydettävä kirjanpitäjältä.

Sähköinen ostolaskukierrätys nopeuttaa asiakkaan maksuprosessia ja laskun hyväksyntä on usein todettavissa järjestelmästä. Tämä helpottaa kulujen asianmukaisuudesta varmistumista tilintarkastuksen yhteydessä. Niin sanotut vaaralliset työyhdistelmät taloushallinnossa saattavat lisääntyä sähköisyyden myötä, mutta toisaalta esim. hyväksymiskontrolleja on helpompi luoda, noudattaa ja valvoa.

Kontrollien toimivuudesta jää usein jälki, jolloin tilintarkastaja voi testata niitä - manuaalisesti tai sähköisin keinoin. Kun tilintarkastajalla on pääsy kirjanpidon järjestelmään, hän voi tarkastaa myös käyttäjäoikeudet ja niiden muutokset itse sekä varmistaa, että käyttäjäoikeudet ja työnjako on toteutettu suunnitellulla tavalla. Reaaliaikainen pääsy järjestelmiin helpottaa myös mm. tilikauden päättymisen jälkeisten tapahtumien ja katkon tarkastusta.  

"Digitaalisuus helpottaa dokumentoimista" 

Kun materiaali on valmiiksi sähköisessä muodossa, vältytään kopioimiselta ja skannaamiselta. Dokumentoinnin tehokkuutta lisää myös se, että tarkastusmerkinnät voi tehdään suoraan sähköiseen dokumenttiin sen sijaan, että yksityiskohdat tarkastetuista tositteista tai tapahtumista kirjattaisiin ylös manuaalisesti. Sähköisessäkin muodossa olevan materiaalin osalta on kuitenkin varmistuttava siitä, että tieto on täydellistä. Tilintarkastajan on myös edelleen arvioitava kriittisesti, mitä kaikkea tarkastusdokumentaatioon kannattaa liittää ja milloin riittää viittaus asiakkaan kirjanpidosta löytyvään dokumenttiin.

"Järjestelmiä ei ole suunniteltu tilintarkastettavuuden kannalta" 

Jos digitalisaatio tuottaa kaikki edellä mainitut hyödyt, miksi se ei jo ole kaikkien tilintarkastajien arkipäivää? Sähköisten tilintarkastustoimenpiteiden hyödyntäminen on tietenkin kiinni mm. asiakkaan sähköisen taloushallinnon edistyneisyydestä ja siitä, miten hyvin kirjanpito on hoidettu. Valtaosa kirjanpidoista hoidetaan jo sähköisillä järjestelmillä, mutta laskut ja muut tositteet liitteineen saattavat olla usein vielä paperilla.

Sähköinenkin tosite tarkoittaa yleensä sitä, että vähintään liite on pdf-muodossa. Mikäli tuloslaskelmaa, tasetta ja pääkirjaa ei ole mahdollista ajaa Exceliin tai muuhun käyttökelpoiseen muotoon, ja tositteet ovat paperisina tai pdf-muodossa, on kehittyneitä sähköisiä tarkastustoimenpiteitä mahdotonta suorittaa.

Sähköiseen kirjanpitoon käsiksi pääsemiseen tai pääkirjatapahtumien raportiksi ajamiseen liittyen ei kyselymme perusteella ole juurikaan ollut hankaluuksia. Tiedon saatavuus voi kuitenkin nousta ongelmaksi suuremmissa toimeksiannoissa etenkin, jos sitä halutaan ns. datamuodossa tai pääkirjanpidon ulkopuolelta.

Materiaalia ei ehkä päästä enää itse hakemaan, vaan sitä on pyydettävä järjestelmiin erikoistuneelta asiakkaan edustajalta, joskus jopa ulkomailta asti. Tällöin myös lainsäädännölliset rajoitteet, tekniset ongelmat, sekä aikataulu- ja hintakysymykset voivat rajoittaa sähköisten tarkastustoimenpiteiden hyödyntämistä.

Tarvetta kansallisesti yhtenäiselle tiedostomuodolle 

Tiedon muoto, rakenteellisuus ja sen ajettavuus raporteiksi tai dataksi esim. Exceliin vaikuttavat myös merkittävästi siihen, paljonko hyötyä sähköisyydestä on tilintarkastukselle. Tiedon rakenteellisuus tarkoittaa sitä, miten vakioidussa muodossa se järjestelmissä on.

Kirjanpitojärjestelmistä tuodun pääkirjavientienkin pohjalta voi tehdä monenlaisia tarkastustoimenpiteitä ja analyyseja helposti ja tehokkaasti, mutta kansallisesti yhtenäinen tiedostomuoto parantaisi tilintarkastajien mahdollisuuksia tehokkaaseen tarkastukseen ja analyytiikan hyödyntämiseen. Vakioitu tiedostomuoto helpottaisi myös tehokkaan ja vakioidun analyysityökalun rakentamista tilintarkastajien käyttöön.

Kaikki edellä mainitut seikat vaikuttavat tilintarkastuksen tehokkuuteen, tarkastustoimenpiteiden valintaan ja analyyttisten tarkastustoimenpiteiden käyttömahdollisuuksiin. Digitaalisuuden ja sen hyödyntämisen yleistyessä tilintarkastuksessa nousee esiin myös uusia kysymyksiä ja haasteita. Muun muassa IT-järjestelmäkontrollit, järjestelmärajapinnat, tietoturva, omien pankkitunnusten käyttäminen tunnistautumisessa, valmisohjelmistojen raporttien luotettavuus, sähköisen kirjanpitomateriaalin säilyvyys sekä kirjanpidon ja sähköisen allekirjoittamisen audit trail mietityttävät tilintarkastajia. Myös IT-järjestelmien tarkastuksen merkitys kasvaa.

"Jäljelle jää ammattitaito" 

Digitalisaatio nähdään toisaalta uhkana ja toisaalta mahdollisuutena. Jäsenkyselyn perusteella tilintarkastajien huolena ei ole, että robotti veisi työt, vaan se, riittävätkö oma osaaminen ja resurssit. Pysymmekö minä ja ala mukana kehityksessä? Tarvitsenko kohta erityisosaajien apua? Taloushallinnon digitalisoituminen ja sen hyödyntäminen tilintarkastuksessa haastavat tilintarkastajia uudenlaiseen tekemiseen ja uusien taitojen hankkimiseen.

Kirjanpito ja tilintarkastus eivät kulje aivan käsi kädessä eli tilintarkastaja voi tarkastusmetodeineen olla digitalisaation suhteen asiakastaan edistyneempi tai vanhanaikaisempi. Edistyneenkin digitaalisen kirjanpidon mahdollisuudet voivat jäädä hyödyntämättä, jos tarkastustapaa ei haluta muuttaa. Moni tilintarkastaja tunnistaa tarpeen tehostamiseen, uudistumiseen ja yhteiskunnan kehityksessä mukana pysymiseen.

Tilintarkastusalan ei haluta näyttävän ulospäin pölyttyneeltä ja metodeiltaan vanhanaikaiselta. Tilintarkastuksen automatisoituminen ja tarkastusmetodien monipuolistuminen voi houkutella alalle nuoria, jotka taas omalta osaltaan kehittävät alaa.

Isommissa tilintarkastusyhteisöissä ja toimeksiannoissa digitalisaatio ja data-analytiikka ovat jo arkipäivää. Pienemmissä toimeksiannoissa digitalisaation hyödyntäminen tuntuu monesta vielä etäiseltä ajatukselta, mutta aineistotarkastustoimenpiteiden ja täsmäytysten automatisointi voi niissäkin tuoda tehoja tarkastukseen jo nyt. Tilintarkastaja saa digitalisaation ja automatisaation myötä ”keskittyä olennaiseen ja voi käyttää aikaansa analysointiin, josta on eniten hyötyä sekä asiakkaalle että tilintarkastuksessa.”

Tilintarkastajan ammattitaitoa tullaan aina tarvitsemaan mm. tarkastuksen suunnitteluun, asiakkaan ja liiketoiminnan tuntemiseen, riskiarviointiin, kokonaisuuden hahmottamiseen, skeptisyyteen ja aistinvaraiseen arvioimiseen, analysointitekijöiden määrittelyyn ja tulosten läpikäyntiin. Jäljelle jää ammattitaito asiakaskokonaisuuksien hallinnassa, ja sitä koneet eivät voi korvata.

"Tilintarkastaja tulee edelleen olemaan omistajan lähin kumppani ja neuvonantaja" 


Julkaisemme verkkosivuillamme ajankohtaisia blogikirjoituksia ja artikkeleita.
Haluatko kuulla ensimmäisten joukossa ajankohtaisista kirjoituksistamme, koulutuksistamme ja julkaisuistamme?

Tilaa ST-Akatemian uutiskirje

Oliko blogiteksti mielestäsi kiinnostava? Jaa tietoa myös verkostollesi.

E-kuitti - mahdollisuus, joka kannattaa hyödyntää 

Sähköinen tilintarkastus helpottuu muistilistan avulla

Lomakkeen tiedoissa ilmeni virheitä. Tarkistathan virheelliset kentät.

Kirjoita kommentti

Roskakommenttien estämiseksi, syötä kirjaimet oheiseen kenttään.

+ Jaa sivu | Facebook | Twitter | LinkedIn | Sähköposti