Pk-yritysten tilintarkastaja – hyödynnä sähköistä taloushallintoa

26.10.2018, Aihe: Tilintarkastuksen asiantuntijoille

Marja-Liisa Lohtander

 
Marja-Liisa Lohtander
Senior Business Analyst
Visma Solutions Oy


Sähköinen taloushallinto tuo tilintarkastajalle monia mahdollisuuksia, mutta vaatii myös tilintarkastustyön kehittämistä. Mitä mahdollisuuksia kannattaa jo nyt hyödyntää ja mikä on mahdollista tulevaisuudessa?

Sähköisen taloushallinnon mahdollisuudet jo nyt

Sähköistä taloushallintoa voidaan hyödyntää monessa:

Tarkastuksen tehostaminen – Sähköistä aineistoa on nopeampi tarkastaa ja aikaa vapautuu analysointiin ja asiakkaan liiketoiminnan ymmärtämiseen. Tarkastustentehostaminen parantaa riskien arviointia ja lisää kontrollilähtöisten tarkastustoimenpiteiden määrää. 

Tarkastuksen laadun parantaminen – Kun asiakkaan liiketoimintaan liittyvät riskit tunnistetaan paremmin, tarkastustoimenpiteet kohdentuvat tehokkaammin riskipitoisiin alueisiin. Laatu paranee myös analysoinnin kehittymisen sekä laajempien aineistomäärien ansiosta.

Tarkastuksella enemmän lisäarvoa asiakkaalle – Kun rutiineja sisältävät tarkastustoimenpiteet nopeutuvat, asiakas saa monipuolisemman tarkastuspalvelun. Asiakasta voi tukea esimerkiksi taloushallinnon ja raportoinnin kehittämisessä ja sisäisen valvonnan järjestämisessä.

Omien toimintatapojen uudistaminen – Sähköinen taloushallinto helpottaa tarkastuksen tekemistä, organisointia sekä dokumentointia. Tilintarkastus ei ole paikasta riippuvaista eikä tietoja tarvitse siirtää sähköpostitse tai käydä hakemassa aineistoja. Ajantasainen tieto mahdollistaa myös tehokkaan tilikauden aikaisen tarkastuksen. Kun tilintarkastaja kehittää toimintatapojaan, tämä näkyy varmasti myös asiakkaille ja lisää heidän tyytyväisyyttään tilintarkastukseen.

Miten voin hyödyntää sähköistä taloushallintoa?

Tilintarkastus on monivaiheinen prosessi, jonka suunnitteluun ja kehittämiseen kannattaa panostaa. Selkeintä on kuvata eri vaiheet ja tarvittavat toimenpiteet prosessimuotoon ja lähteä pohtimaan vaihe vaiheelta, mitä voisi tehdä toisin.

Toimiviin työpaperipohjiin ja tarkastuksen dokumentointitapoihin kannattaa panostaa. Asiakkaan perustiedot, liiketoiminnan ja taloushallinnon kuvaus, riskimäärittelyyn vaikuttavat asiat ja vuosittaiset painopisteet on hyvä dokumentoida niin, että niiden päivittäminen on helppoa. 

Asiakasta kannattaa neuvoa myös siinä, että aineisto on sellaisessa muodossa, että se palvelee mahdollisimman hyvin tilintarkastuksen tekemistä ja dokumentointia. Saako pääkirjadatan siirrettyä helposti omaan tilintarkastustyökaluun? Vai siirretäänkö data omaan työkaluun esimerkiksi vain analyyttistä aineistotarkastusta varten ja tarkastus suoritetaan muuten asiakkaan järjestelmässä? Jalostetaanko tietoa jo taloushallinnon ohjelmassa datan haku- ja suodattamismahdollisuuksia hyödyntäen vai käsitelläänkö data Excelissä?

Järjestelmästä voi hakea tietoa kohdennetummin tai hakea poikkeuksellisia tapahtumia tiettyjen kriteerien avulla. Myös aineistotarkastus on nopeampaa sähköisesti: Taloushallinnon ohjelmistoilla voi porautua myyntitapahtumilta laskuille ja suorituksiin saakka myynnin olemassaolon varmentamiseksi. Tai ostotapahtumien osalta voi porautua ostolaskulle ja mahdollisesti myös rahtikirjalle. Jos ostolaskuja kierrätetään, järjestelmästä voi selvittää kätevästi, kuinka ostolaskut on hyväksytty.

Myös tarkastuksen organisoinnilla on merkitystä. Voidaanko tarkastuksen aloituspalaverissa hyödyntää etäyhteyttä? Sähköisen taloushallinnon avulla aineisto on käytettävissä omassa toimistossa ilman aineiston haku- ja palautuskierrosta. Kasvokkainen tapaaminen kirjanpitäjän ja asiakkaan kanssa on tästä huolimatta usein paras tapa hoitaa asiakassuhdetta.

Mitä hyötyjä sähköinen taloushallinto tuo tulevaisuudessa?

Taloushallinnon digitalisointi ja datan käsittely voivat tuoda seuraavia hyötyjä:

  • Taloushallinnon tieto on yhtenevässä muodossa ja helposti saatavissa eri tarpeisiin.
  • Valtavia tietomääriä voidaan yhdistellä.
  • Datan luotettavuutta on helpompi varmentaa.
  • Dataa voidaan visualisoida kiinnostavasti.
  • Järjestelmä tuo viisaammin esille sen, mihin on syytä kiinnittää enemmän huomiota.
  • Ohjelmisto suorittaa erilaiset täsmäytykset, ja täsmäytysten luotettavuus on helppo todentaa.
  • Kaikki aiemmin ulkopuolisena pidetty tieto on tuotu taloushallinnon datan osaksi, kuten pankkivahvistukset vastuu- ja vakuustietoineen, vakuutustiedot, kaupparekisteritiedot ja verohallinnon tiedot.

Lisää aiheesta:


Oliko blogiteksti mielestäsi kiinnostava? Jaa tietoa myös verkostollesi.

+ Jaa sivu | Facebook | Twitter | LinkedIn | Sähköposti