Tilintarkastajat ja sähköinen taloushallinto: missä mennään?

09.05.2017, Aihe: Tilintarkastuksen asiantuntijoille

Riitta Laine

Riitta Laine
Asiantuntija
Suomen Tilintarkastajat ry


Kyselimme alkuvuodesta jäseniltä muun muassa sähköisistä kirjanpidoista ja niiden tarkastamisesta sekä sähköisestä allekirjoittamisesta, digiosaamisesta ja digitalisaation vaikutuksista tilintarkastukseen. Tässä blogissa käsittelen jäsenkyselyn tuloksia ja jäsenten antamia kommentteja kyseisistä aihealueista.

Kyselyyn vastasi yhteensä 346 jäsentä, joista

  • noin puolet oli yksin toimivia tilintarkastajia
  • noin 25 % työskenteli tilintarkastajana pienessä toimistossa (alle 20 henkilöä)
  • noin 25 % oli isoissa toimistoissa työskenteleviä tilintarkastajia.

Vastaajien mediaani-ikä oli 55 vuotta.

”Työtä voi tehdä missä vain”

Tilintarkastusta tehdään asiakkaalla, tilitoimistossa tai omissa tiloissa. Kirjanpitomateriaali toimitetaan paikasta riippumatta yhtä usein paperisena kuin sähköisenä. Yli puolet vastaajista haluaisi kuitenkin materiaalin lähtökohtaisesti aina sähköisessä muodossa. Sähköisessä muodossa toimitettu materiaali saadaan muistitikulla, cd:llä tai muussa fyysisessä tallennusmuodossa, tai sitten siihen päästään käsiksi pilvessä. Verkon yli tehtävä tarkastus on yleensä suoraan kirjanpidon järjestelmässä tehtävää tarkastusta.

Tilipäätös ja tilintarkastuskertomus voidaan myös allekirjoittaa sähköisesti. Ainakaan alkukeväästä sähköistä allekirjoitusta ei ollut käyttänyt työssään lainkaan yli 60 prosenttia vastaajista. Vain muutama vastaaja oli käyttänyt sitä usein. Kommenttejakaan sähköiseen allekirjoittamiseen liittyen ei juuri annettu.  

Sähköisen taloushallinnon ja etänä tehtävän tarkastuksen nähtiin lisäävän tarvetta kommunikoida asiakkaan kanssa, koska aineistotarkastus voidaan suorittaa kokonaan asiakasta tapaamatta. Toisaalta näiden koettiin säästävän aikaa, rahaa ja paperia sekä lisäävän työn joustavuutta, kun aikataulut voi suunnitella itse.

”Huonot järjestelmät hidastavat tarkastusta”

Sähköiseen taloushallintoon liittyy tunnuksia, salasanoja ja niiden ylläpitoa. Vastausten perusteella näiden suhteen ei juurikaan koettu ongelmia. Myös järjestelmien käyttöönotto omalta koneelta yleensä onnistuu. Ongelmat liittyvätkin siihen, miten hyvin järjestelmä taipuu tilintarkastuksen tarpeisiin, miten hyvin kirjanpito on hoidettu sekä miten hyvin tilintarkastaja osaa käyttää järjestelmää.

Kirjanpitojärjestelmiä ei ole rakennettu samalla logiikalla eikä raportoinnin näkökulmasta – saati sitten tilintarkastuksen tarpeet huomioiden. Moni vastaaja kommentoi, että oikeiden raporttien ajaminen ja tositteiden etsiminen ovat usein tilintarkastajan omalla vastuulla sen sijaan, että kirjanpitäjä avustaisi niissä. Kaikkia tilintarkastuksen kannalta tarpeellisia raportteja ei välttämättä edes löydy kaikista ohjelmista tai ainakin ne on nimetty eri tavoin. Moni koki, että pureutuminen tositteille on hidasta ja navigointi raskasta.

"Vastauksista näkyi, että taloushallinnon sähköistyminen ja
digitalisaation hyödyntäminen tilintarkastuksessa haastavat
tilintarkastajia uudenlaiseen tekemiseen ja
uusien taitojen hankkimiseen."

Asiakkaan taloushallinnon sähköistymisen taso ja digitaalisen tiedon laatu vaikuttavat siihen, miten tehokasta sähköisen kirjanpidon tilintarkastus on. Moni asiakas on vielä siirtymävaiheessa, jolloin osa kirjanpitoaineistosta on sähköisenä ja osa vielä paperisena. Sillä on erittäin suuri merkitys, miten hyvin kirjanpito ylipäätään on hoidettu. Moni mainitsi kirjanpidon huonon laadun ja tositteiden puutteellisuuden vähentävän tarkastuksen yllätyksellisyyttä ja sitä tehokkuutta, jonka mahdollisuus porautua tosite- ja laskutasolle pitäisi tuottaa. Puuttuvia liitteitä ja epäselviä kirjauksia joudutaan usein selvittämään kirjanpitäjältä. Kirjanpidon laadun ja kirjanpitäjien osaamisen koettiin paikoin jopa huonontuneen sähköistymisen myötä ja/tai siitä huolimatta!

”Pitää olla valmis oppimaan uutta”

Puutteita tunnistettiin siis sekä ohjelmistoissa että kirjanpitäjien osaamisessa, mutta myös omassa osaamisessa. Tilintarkastaja joutuu hallitsemaan monta eri kirjanpitojärjestelmää, jos hän haluaa hyödyntää suoran pääsyn asiakkaan kirjanpitoon. Järjestelmäkuvauksia tai koulutusta ei tilintarkastajille kuitenkaan yleensä tarjota. Tietotekniset perustaidot ja halu opetella uudenlaisia sähköisiä tarkastusmetodeja kuten myös mahdollisuudet kouluttautua ja ottaa käyttöön uusia työvälineitä vaihtelevat tarkastajien välillä.

Jotkut vastaajista ennakoivat digitalisaation muuttavan tilintarkastuksen prosesseja olennaisesti. Vain yksi vastaaja kommentoi, ettei digitalisaatio tule vaikuttamaan tarkastukseen lainkaan, ainakaan pienissä toimeksiannoissa. Vastauksista näkyi kuitenkin, että taloushallinnon sähköistyminen ja digitalisaation hyödyntäminen tilintarkastuksessa haastavat tilintarkastajia uudenlaiseen tekemiseen ja uusien taitojen hankkimiseen. Monista digitaalisuuteen liittyvistä kysymyksistä kaivattaisiin ohjeistusta ja lisätietoa, kuten IT-järjestelmäkontrolleista, järjestelmärajapinnoista, tietoturvasta, sähköisestä allekirjoittamisesta, raporttien luotettavuudesta, sähköisen kirjanpitomateriaalin säilyvyydestä ja audit trailista.

Toisessa kirjoituksessani käsittelen sähköistä taloushallintoa ja digitalisaatiota lisää tilintarkastuksen näkökulmasta. Aihe on ajankohtainen ja tärkeä, sillä…

”tilintarkastuksen tulee pysyä kehityksessä mukana”!

Julkaisemme verkkosivuillamme ajankohtaisia blogikirjoituksia ja artikkeleita.

Haluatko kuulla ensimmäisenä tuoreista kirjoituksista sekä hyödyllisistä koulutuksista ja julkaisuista?

Tilaa uutiskirje

Oliko blogiteksti mielestäsi kiinnostava? Jaa tietoa myös verkostollesi.

Jäsen, tutustu havaintoihin jäsenkyselystä >

Lue bloggaus: Sähköinen tilintarkastus helpottuu muistilistan avulla >

Lomakkeen tiedoissa ilmeni virheitä. Tarkistathan virheelliset kentät.

Kirjoita kommentti

Roskakommenttien estämiseksi, syötä kirjaimet oheiseen kenttään.

+ Jaa sivu | Facebook | Twitter | LinkedIn | Sähköposti