Uusi dokumentointityökalu työn alla

01.03.2017, Aihe: Tilintarkastuksen asiantuntijoille

Riitta Laine

Riitta Laine
Asiantuntija
Suomen Tilintarkastajat ry


Miksi pitää dokumentoida?

Tehdyn työn dokumentoiminen on tärkeä osa tilintarkastajan työtä ja osa hyvää tilintarkastustapaa.

Selkeästä ja kattavasta dokumentaatiosta on myös käytännön etuja. Väitän, ettei edes kokenut tilintarkastaja muista kaikkien asiakkaittensa asioita ulkoa. Kun oma muisti pettää, voi tukeutua edellisen vuoden työpapereihin, ja tarpeen mukaan joko toistaa edellisen vuoden tarkastuksen sellaisenaan (pienellä ennalta arvaamattomuuselementillä lisättynä tietenkin) tai kehittää sitä eteenpäin ottaen huomioon muutokset asiakkaan toiminnassa ja luvuissa.

Dokumentoiminen on myös standardiemme vaatimus. ISA 230 mukaan dokumentaation pitää sisältää ”tarpeellisen määrän tarkoitukseen soveltuvaa tietoa”. Siitä pitäisi näkyä, että tilintarkastus on suunniteltu ja suoritettu ISA-standardien ja muiden määräysten mukaisesti. Lopullinen tilintarkastusevidenssi kootaan tilintarkastuskansioon eikä tilintarkastaja saa tuhota tai poistaa tilintarkastusdokumentaatiota ennen säilyttämisajan päättymistä. Tilintarkastuslaki määrittelee toimeksiantoa koskevien asiakirjojen säilytysajaksi 6 vuotta.

Millä dokumentoidaan?

Tilintarkastuslaki tai standardit eivät määrää dokumentaation muodosta.

Oma kokemukseni tilintarkastajana ja laaduntarkastajana on opettanut, ettei laadukas työ tai laaduntarkastuksesta läpi pääseminen riipu siitä, minkälaista työkalua dokumentointiin käytetään.

Tehty työ on kuitenkin dokumentoitava, sillä ”mitä ei ole dokumentoitu, sitä ei ole tehty”. Käsitykseni mukaan valvojamme kokemukset käytetyn työkalun yhteydestä tarkastuksen laatuun ovat samansuuntaiset.

Tällä hetkellä jäsenkentällä on käytössä monenlaisia dokumentointityökaluja. Ne vaihtelevat rasti ruutuun -tyyppisistä muistilistoista kattaviin kansainvälisesti kehitettyihin tarkastusohjelmistoihin. Toimeksiannon ja tarkastustiimin laajuus vaikuttavat siihen, mikä dokumentointityökalu kannattaa valita.

Tarkastusprosessin malliin rakennettu työkalu helpottaa mm. työn jakamista tiimin kesken, kokonaisuuden hahmottamista ja tarkastuksen etenemisen seuraamista. Pienessä toimeksiannossa, ja erityisesti kun koko tarkastuksen tekee yksi henkilö, Excelissä tai jopa paperille dokumentoiminen saattaa olla tehokkain ja silti laadukas ratkaisu. Paperidokumentaation ja tarkastusprosessin muotoon rakennettujen ohjelmien väliltä löytyy eritasoista automatiikkaa ja makroja sisältäviä työkaluja, jotka ovat myös hyviä. On kuitenkin selvää, että suppeampi työkalu jättää enemmän käyttäjän muistin ja ammattitaidon varaan, eikä kaikkein kehittyneinkään työkalu ole aukoton.

Työkalu on vain työkalu, ammattitaito löytyy käyttäjältä!

Mitä dokumentoidaan?

Dokumentointityökalusta riippumatta tarkastajan on siis käytettävä myös ammattitaitoa ja harkintaansa varmistuakseen siitä, että tehty tarkastus ja sen dokumentointi on oikeaa ja riittävää.

Dokumentaatio on riittävää, kun toinen kokenut tilintarkastaja saa käsityksen mm. suoritettujen tarkastustoimenpiteiden luonteesta, ajoituksesta ja laajuudesta, tarkastuksen tuloksista ja tehdyistä johtopäätöksistä. Toisen kokeneen tilintarkastajan olisi kyettävä toistamaan työ ja tultava samaan johtopäätökseen. Hyvä dokumentointityökalu auttaa suuntaamaan tarkastusta olennaisiin asioihin ja antaa parhaassa tapauksessa myös keinovalikoiman aineistotarkastukseen kunkin tilinpäätöserän osalta.

Muutama vuosi sitten toteutimme jäsenkyselyn, jonka vastauksista näkee, että monia dokumentointimalleja pidetään liian ISA-keskeisinä. Tämä johtuu varmasti siitä, etteivät ne juurikaan ohjaa aineistotarkastusta. Toisaalta standardit nähdään aineistotarkastuksesta irrallisina asioina, joiden noudattaminen ainoastaan lisää byrokratiaa eikä tuota asiakkaalle lisäarvoa. Niin tai näin, väitän, että kaikissa ammateissa on tavallaan substanssipuoli ja byrokratiapuoli. Myös lääkäri ja opettaja joutuvat potilaiden hoitamisen ja opetustyön lisäksi laatimaan erilaisia raportteja ja täyttämään lomakkeita, joista ei ole potilaille tai oppilaille välitöntä hyötyä.

Tilintarkastuskin on ala, jota koskevat omat vaatimuksensa, ja ne on vain täytettävä – niin koulutuksen ja ammattitaidon kuin laadun ja dokumentoinninkin suhteen!


Uusi tarkastustyökirja työn alla

Yhdistys kehittää jäsenkunnan käyttöön uutta Excel-pohjaista tilintarkastuksen työkirjaa. Oma työkirjansa rakennetaan osake-yhtiölle, asunto-osakeyhtiölle, yhdistykselle ja säätiölle. Työkirjat tulevat myyntiin syyskuussa 2017.


Oliko blogiteksti mielestäsi kiinnostava? Jaa tietoa myös verkostollesi.

Raportointimalleja ja -ohjeita tilintarkastajille >

Lue lisää Riitasta, tilintarkastajasta ja sopraanosta viherpeukalolla >

Kommentit (3)

02.03.2017, 17:59 • Kari Lydman

Kiitos artikkelista. Standardeissa yli kaiken ovat ammatillinen skeptisyys ja ammatillinen harkinta. Siksi "tarpeellinen määrä" ja "tarkoitukseen soveltuva" antavat paljonkin tilaa ammatilliselle harkinnalle siitä, mitä kertyneistä havainnoista eli tilintarkastusnäytöstä dokumentoi tilintarkastuskansioon.

15.03.2017, 07:04 • Ilkka OT Tähtinen

Ehdotan, että dokumentointityökalujen - jotka sinänsä ovat tarpeen - ohella panostettaisiin vahvasti "hyvän tilintarkastustavan jalkautukseen" sikäli, että pyrittäisiin määrittelemään pienissäkin tarkastuskohteissa ajankohtaisia tapoja toteuttaa riittävässä määrin ammatillista skeptisyyttä.
Esimerkiksi alkaen siitä, miten suhtautua kirjanpidossa esitetyn maksuliikenteen ja todellisuuden (pankin tapahtumatietojen) suhdetta. Samalla saattaisi ilmetä tarvetta yhdistyksen ottaa kantaa siihen, mitä tarkastusnäkökohdat vaatisivat mahdollisesti kehitettäväksi eri tahojen järjestelmien kehitykseltä. Käsitykseni on, että ainakin pienissä tarkastuskohteissa varmistustyö on "ympäristösyistä" tehottomampaa kuin sen tarvitsisi olla. Siis, ettei kyse ole pelkästään ongelmista ja puutteista tilintarkastajien työkaluissa.

05.05.2017, 18:47 • Riitta Laine

Kiitos kommenteistanne Kari ja Ilkka!
Olen täysin samaa mieltä siitä, että ”tarpeellinen määrä” ja ”tarkoitukseen soveltuva” jättävät tilaa ammatilliselle harkinnalle. Täsmällisempi määrittely on jo toimeksiantojen erilaisuudenkin vuoksi mahdotonta etukäteen. Asiaa voidaan arvioida toisten kokeneiden tilintarkastajien toimesta ja silloinkin joko olla samaa tai eri mieltä. Omien ratkaisujen perusteleminen dokumentaatiossa auttanee kuitenkin tulemaan samaan johtopäätökseen.
Skeptisyyden riittävä harjoittaminen on haastava tehtävä. Itsekin olen törmännyt siihen, että esim. suunnittelemiani yllätyksellisiä toimenpiteitä ei ole voinut järjestelmäteknisistä syistä toteuttaa tehokkaasti ja tarkastukseen varatussa ajassa, ainakaan täysin suunnittelemallani tavalla. Yhteistyö eri ohjelmistotalojen kanssa tilintarkastuksen näkökulman lisäämiseksi voisi olla mielenkiintoista, joskin ohjelmistojen moninaisuuden vuoksi melkoinen savotta. Uuden työn alla olevan dokumentointityökalun pohjalta tullaan laatimaan myös esimerkkimalli kuvitteellisesta osakeyhtiötoimeksiannosta. Sen avulla pyritään antamaan vinkkiä myös mm. pankkitapahtumien tarkastukseen.

Lomakkeen tiedoissa ilmeni virheitä. Tarkistathan virheelliset kentät.

Kirjoita kommentti

Roskakommenttien estämiseksi, syötä kirjaimet oheiseen kenttään.

+ Jaa sivu | Facebook | Twitter | LinkedIn | Sähköposti